Las áreas de seguridad física y de arquitectura son ejemplos
claros de áreas que manejan planos de manera intensa. Los primeros usan los
planos de instalaciones por ejemplo para hallar puntos vulnerables de acceso o
para plasmar los requerimientos de las ubicaciones exactas de controles de
seguridad como detectores de incendio o cámaras CCTV. Sobra decir las razones
de los arquitectos para usar planos de edificios, basta decir que los usan
diariamente para sus labores de construcción o remodelación.
Normalmente a los planos no se les trata con un cuidado
especial, son como cualquier otro documento de trabajo que se usa por diversas
áreas de la organización y hasta por proveedores. Sin embargo los planos de un
inmueble pueden llegar a ser de alta relevancia, sobre todo dependiendo del
tipo de instalación del que se trata.
Por ejemplo hablemos del sector
penitenciario. Si un reo tiene la intención de escapar, él y sus cómplices bien
pueden hacer uso de estos planos para construir un túnel que consiga alcanzar
exactamente el baño de su celda para por ahí iniciar su huida de película. Otro
ejemplo sería algún edificio donde se guarde dinero o algún otro valor donde
los planos puedan servir para construir túneles o que sean de utilidad para
planear un hurto.
Por lo tanto es importante mantener la seguridad de planos
que sean de relevancia y que podrían llegar a tener un mal uso si caen en manos
maliciosas. A continuación identifico algunos de los riesgos asociados al
manejo de los planos y propongo algunas posibles medidas que se pueden seguir
para incrementar la seguridad de los mismos.
Evitar
dejar desatendidos los planos en impresoras. Es común que se deban
imprimir planos para algún fin. Y también es común que uno vaya pasando y que dichos
planos se puedan encontrar en la impresora ya que su dueño no tuvo el interés
de ir por ellos o los va a recoger “luego”. Una medida para mitigar el riesgo
es crear una política que establezca que toda impresión de planos debe de
recogerse de inmediato o bien, proteger electrónicamente a los planos de tal
manera que se impida su impresión en primera instancia.
Cifrar
planos enviados por correo o medios electrónicos. Mandar un
plano adjunto por correo es necesario en varias situaciones ya que por ejemplo
un proveedor los puede necesitar para alguna cotización. Estos adjuntos van sin
protección por la red. Por lo tanto una medida de seguridad importante a tomar
en cuenta antes de enviarlos, es que se les proteja por medio de cifrado para
que el plano adjunto al correo vaya protegido.
Cifrar los
planos almacenados en medios electrónicos. Si bien es importante
proteger los planos cuando se envían por correo, también es importante darles
seguridad cuando están almacenados en las computadoras a través del cifrado.
Esta medida cobra especial importancia cuando se guardan en lapotps que salen
de la organización y que tienen mayor riesgo de ser robadas o extraviadas. Y ni
se diga de los dispositivos tipo USB que se llegan a extraviar con facilidad y
lo último que deseamos es que el nuevo dueño del USB encuentre nuestros planos.
Proteger
los planos impresos. Para el uso cotidiano de los planos seguramente los
tendremos a la mano y si bien puede parecer una manera de trabajar razonable,
la sugerencia para mitigar el riesgo de que alguien no autorizado tome y robe
un plano fácilmente, es la de resguardarlos bajo llave y no dejarlos por
ejemplo encima del escritorio desatendidos.
Acuerdos de
confidencialidad con proveedores. Las razones por las cuales los
proveedores deben de tener acceso a los planos y conocerlos son diversas y
justificables para por ejemplo realizar una cotización o llevar a cabo un
trabajo en los inmuebles. Y es exactamente ahí donde perdemos el control de estos
planos, ya que ahora su resguardo depende de un tercero. Un control
administrativo que se puede poner en marcha para atender esta situación es el
de incluir un acuerdo de confidencialidad con los proveedores con el fin de que
manejen los planos con medidas de seguridad similares a las que seguimos y
aplicamos nosotros.
En conclusión, los planos de los inmuebles son de relevancia
para instituciones con instalaciones estratégicas y se les debe de manejar con
un nivel de seguridad que corresponda a su nivel de importancia. Y claro, obviamente las anteriores medidas se
pueden no solo aplicar a planos sino a todo tipo de documentación con
información sensible.
