Crear información. Transferir esos datos. Usarlos
para un objetivo útil. Y al final destruirlos. Simplifiqué al máximo el ciclo
de la información y en este artículo quiero enfocarme en ese último paso que en
muchas corporaciones puede no llevarse a cabo consistentemente. O tal vez nunca
se haga.
Los documentos que tiramos a la basura contienen
todo tipo de información desde la banal hasta la confidencial. Y si mientras
“vive” en nuestras computadoras o archiveros le damos un tratamiento acorde a
su sensibilidad (¿verdad?), no también deberíamos de hacer lo mismo al final de
su vida?
Pero el primer problema es que la gente sepa que
debe destruirlos. El segundo es que ¡no hay destructoras de papel! Buscamos y
buscamos en los pasillos de la empresa y no hallamos uno. “Creo que vi uno en
Legal, pero no sé si sigue ahí”, nos dice un colega.
La existencia de estos
aparatos empieza a sonar como leyenda urbana; muchos dicen haberlos visto pero
no hay uno a la vista. Así es que acabamos interrumpiendo nuestra búsqueda
abruptamente y prefiriendo tomar al toro por los cuernos. “Lo haré yo, usando
las manos lo trituraré y es el mismo efecto que la dichosa máquina esa”.
Pero pocas veces tenemos el cuidado necesario para
realmente romper esos papeles sensibles en partes que realmente no sean
recuperables. Así es que la mayoría de las veces rompemos los papeles un par de
veces con las manos y listo, ya están destruidos y a la basura.
Pero tal vez en este punto estén pensando: “¿Momento,
por qué tanto lío por papeles que van a la basura? ¿Qué loco va a estar
hurgando en mi basura?” Pues al perecer sí hay locos. Los hay tantos que en
inglés hasta existe un término: “dumpster
diving”.
Bucear en la basura es un método efectivo para encontrar oro en la
forma de papeles impresos. ¿O suponemos que nuestra corporación maneja
información tan poco importante que nadie va a echarse un clavado a la basura
en busca de datos útiles para un fin malicioso? Reflexionemos dos veces la
respuesta.
Por lo tanto parece no ser suficiente romper
documentos a mano limpia. Inclusive cuando uno lo hace usando un aparato que
hace “tiras” cada papel arrojado, no hay seguridad de que sea irrecuperable.
¿No me creen? Busquen en internet “recover
shredded paper” o “Unshredder”.
Se sorprenderán de lo que encontrarán. Por ejemplo software que ayuda a un
actor malicioso a escanear el papel destruido y trata de hacer sentido
reconstruyendo cada pedazo de papel aparentemente desconectado del resto.
Y es
que bueno, cuando uno hace tiras una hoja, pues el contenido sigue estando ahí
revuelto entre otras tiras de papel, así es que basta paciencia para armar el
rompecabezas con curitas y poder volver a tener acceso a la preciada
información.
No por algo en las películas cuando el enemigo va a tomar una
embajada, empieza a salir humo de los papeles quemados. Porque no los hacen
tiras.
Destruir los documentos a través de “confeti” es
más efectivo, pero como siempre, si ni siquiera hay una cultura de destruir
papeles en la corporación, de nada sirve el último aparatito de moda o que haya
el rumor de que existe uno en “Legal”.
Así es que a revisar la política de destrucción de
papel en la empresa y ver cómo se está implementando para determinar si hay
cultura de eliminación de documentos, si hay suficientes aparatos y si
realmente sirven para su propósito.
