sábado, 4 de junio de 2016

Seis reglas para escribir correos que ahorran tiempo


Todos los días escribes correos. Evita perder tiempo escribiéndolos. Logra que el destinatario entienda lo que deseas rápidamente. Las reglas: 

  1. Un asunto breve que describa el tema. 
  1. Máximo 5 oraciones (quitando el saludo y despedida). 
  1. Un espacio entre cada oración. 
  1. Una idea por oración, no te repitas. 
  1. Máximo dos líneas por oración, una es mejor. 
  1. Ve al grano, sé conciso. 


Ejemplo 1: 
Buen día. 

Imprime por favor la presentación de fortaleza de contraseñas para la junta de mañana. 

Que esté en blanco y negro. 

Verifica que el video que demuestra el hackeo a contraseñas de 8 caracteres pueda verse en la computadora de la sala de reuniones. 

Gracias y nos vemos mañana. 

Ejemplo 1 sin aplicar reglas: 
Hola buen día. Ves que tenemos una junta mañana de fortaleza de contraseñas donde mostraremos una presentación. Para esta reunión, seguramente la gente necesitará tener dicha presentación de forma impresa. Sin embargo no debe de estar en color, sino mejor en blanco y negro, ya sabes, no vaya a haber opiniones de que gastamos tinta a color, así es que mejor como dije, en blanco y negro. Ahora bien, la presentación recuerdas que tiene un video, no? Pues bien, necesitamos que este video que demuestra cómo hackear contraseñas de 8 caracteres en unos cuantos minutos se pueda ver realmente durante la junta en el proyector (ya sabes, el video que tú mismo hiciste para esta presentación), así es que de favor pon el video en el sistema y verifica que se pueda ver, es muy importante que se pueda ver en esta máquina de la sala de juntas, como ya dije. Y obviamente ponlo antes de la junta para esta verificación, no después de la reunión. En fin y ya para concluir, sin más por el momento te lo agradezco enormemente y pues no hay más, nos vemos mañana en la junta y bueno, ya con todo preparado, no? 

Ejemplo 2: 
Hola. 

La propuesta es entregarte el informe mañana por la tarde. 

Tenemos primero que investigar las diversas fuentes de la noticia en internet para insertarlas en el reporte y validar que son confiables. 

Dime de favor si deseas el documento impreso o te lo envío por correo. 

Estamos en contacto. 

Ejemplo 2 sin aplicar reglas: 
Hola hola. 
En este mismo correo me pides un informe. Pues bien, tengo varios pendientes durante la mañana, debo de revisar un reporte de incidentes y realizar otras tareas más; y sí, para este informe debemos de hacer una amplia investigación en muchos sitios de internet porque como nos pides, el reporte debe de tener referencias y no solamente, también veremos que sean confiables y de una fuente fidedigna para evitar sorpresas que no queremos al final, ya sabes que no nos conviene y es lo que siempre nos has pedido. Así es que he hecho cálculos, y me he hecho un espacio hoy por la tarde y mañana por la mañana, eso significa que puedo entregarte una pequeña propuesta mañana por la tarde, pero bueno, es un primer borrador, no lo tomes como una versión definitiva, de ahí que es una propuesta. Y pues nada, ya solamente resta que me digas cómo lo estarás necesitando este reporte, porque te lo podemos entregar impreso pero también como siempre está la posibilidad de enviártelo sencillamente por correo, pero como no sé qué deseas realmente en esta ocasión, pues mejor pregunto  y ya tú me dirás qué te parece que es la mejor opción para no errarle; recordarás la vez que me pediste que fuera por correo y te lo llevé impreso y bueno, fue todo un lío, básicamente no quisiera que eso pasara de nueva cuenta (y tú menos), así es que espero tus indicaciones de favor para proceder y hacer lo mejor. Así es que es todo por el momento, no te distraigo más porque debes de tener mucho trabajo, así es que me quedo en espera de tu amable respuesta para saber lo que tengo que hacer y entregarte el informe exacta y precisamente como lo deseas, un saludo y ahora sí ya no te quito más el tiempo. 

Ejemplo 3: 
Buen día. 

La propuesta de correo que me envías para advertir a los empleados del phishing que llegó hoy por la mañana es muy extenso, favor de redactarlo en media página. 

Eliminar el párrafo donde dice que si les llega a su buzón, lo reporten a la mesa de ayuda; el antiphishing ya lo está bloqueando. 

Por favor mándamelo antes de las cinco. 

Lo leo y te enviaré mis comentarios para que los revises con tu jefe y si está de acuerdo, envíenlo hoy. 

Salgo como a las 6, si hay dudas me hablas de favor. 

Un saludo. 

Ejemplo 3 sin aplicar reglas: 
Muy buenos días, te comento que ya recibí lo que me enviaste respecto a el correo para mandar a los empleados una advertencia de este phishing que está llegando desde hoy por la mañana y que anda inundando los buzones de las personas. Fíjate que ya lo leí de inicio a fin, y sí está muy bien, muy completo, con todo lo que te pedí. Pero lo siento que está muy largo, no sé, se siente que no va al grano, da vueltas aquí y allá, y siento que la gente no lo va a leer, yo creo y opino que debe de ser reducido, como que tiene muchas palabras innecesarias y se repite, se repite mucho y eso no es agradable, porque como ya dije, la gente no lo va leer. Además vi el párrafo donde dices que si por alguna extraña razón les llega a su buzón, es decir, su bandeja de entrada, pues lo reporten a nuestra mesa de ayuda de la empresa y bueno, yo sí creo que realmente este dato está de más, el párrafo, me refiero, yo lo eliminaría, sabes? Porque como ya nos dijeron, este mensaje phishing ya lo están bloqueando actualmente y entonces básicamente está de más decir que lo reporten a la mesa de ayuda porque les vamos a contestar que ya lo estamos bloqueando y entonces no tiene caso que lo reporten, no? Mejor así. Yo sí estimo necesario que de favor me lo puedas estar enviando hoy antes de las 5 (no después de las 5), pero tiene que estar bien hecho ya con todo lo que comenté. Una vez que me lo mandes yo le echo un ojo, veo cómo está y voy a ponerte comentarios en el mensaje, para que todavía tú luego vayas con tu jefe y se lo muestres a ver qué le parece y recabes sus comentarios y ver si desea cambiar algo, para eso lo revisarías con tu jefe, y si sí tiene comentarios pues habrá que ponerlos en el texto, seguramente así lo va querer, y si ya todo está bien pues entonces sí que es necesario e importante que lo envíen hoy mismo, pero solo si tu jefe está de acuerdo, recuérdalo, no lo envíes de otra forma, por ningún motivo. Y bueno, de hecho ya no te robo más el tiempo, solo me gustaría agregar que hoy salgo como a las 6 porque llegué temprano hoy y debo salir a un compromiso que no puedo llegar tarde, entonces te encargo que si tienes dudas después de las 6 pues básicamente te sientas en la libertad de llamarme para alguna duda que pudieras tener, esto con el fin de que te aclare cualquier cuestión y no haya dudas sin resolver; insisto, realmente no me molestarás si me llamas, por eso mismo te lo estoy diciendo, ok? Bien, pues ahora sí eso es ya todo, te dejo y pues como quedamos, no?  

Ejemplo 4: 
Hola. 

Terminamos la revisión de seguridad del servidor y arroja 5 debilidades críticas. 

Pedro los contactará hoy por la tarde para revisarlos, aclarar dudas y definir la fecha en la que nos pueden dar un plan de trabajo para atenderlas. 

Las soluciones no deben de aplicarse mas allá del próximo martes 23, favor de tomarlo en cuenta. 

Gracias. 

Ejemplo 4 sin aplicar reglas: 
Buena tarde. 
Como nos lo pediste, ya concluimos de revisar la seguridad del servidor y sí nos preocupa que existan 5 debilidades que son bastante críticas. Recordarás que Pedro de mi equipo está viendo este tema por lo que le he pedido que les eche una llamada hoy por la tarde para en conjunto revisarlos y que se puedan aclarar dudas de ambas partes y como siempre, sí definir una fecha en la que puedan darnos un plan de trabajo completo para que atiendan todas estas 5 debilidades que encontramos. Ahora bien, yo sí creo realmente que la solución a estas debilidades no debe de pasar más lejos del martes 23 y esto es algo que les pido encarecidamente que se pueda cumplir en su plan de trabajo que nos enviarán, de favor tengan en mente esta fecha para no pasarse de ella, como ya dije. Y bueno, dudas con Pedro de mi equipo que obviamente está al pendiente de este asunto y ustedes tómenle la llamada que les hará, de favor, no dejemos estas 5 vulnerabilidades críticas sin darle la debida y oportuna atención, hasta luego.