Destrucción de Documentos

Crear información. Transferir esos datos. Usarlos para un objetivo útil. Y al final destruirlos. Simplifiqué al máximo el ciclo de la información y en este artículo quiero enfocarme en ese último paso que en muchas corporaciones puede no llevarse a cabo consistentemente. O tal vez nunca se haga.

Los documentos que tiramos a la basura contienen todo tipo de información desde la banal hasta la confidencial. Y si mientras “vive” en nuestras computadoras o archiveros le damos un tratamiento acorde a su sensibilidad (¿verdad?), no también deberíamos de hacer lo mismo al final de su vida?

Pero el primer problema es que la gente sepa que debe destruirlos. El segundo es que ¡no hay destructoras de papel! Buscamos y buscamos en los pasillos de la empresa y no hallamos uno. “Creo que vi uno en Legal, pero no sé si sigue ahí”, nos dice un colega. 

La existencia de estos aparatos empieza a sonar como leyenda urbana; muchos dicen haberlos visto pero no hay uno a la vista. Así es que acabamos interrumpiendo nuestra búsqueda abruptamente y prefiriendo tomar al toro por los cuernos. “Lo haré yo, usando las manos lo trituraré y es el mismo efecto que la dichosa máquina esa”.

Pero pocas veces tenemos el cuidado necesario para realmente romper esos papeles sensibles en partes que realmente no sean recuperables. Así es que la mayoría de las veces rompemos los papeles un par de veces con las manos y listo, ya están destruidos y a la basura. 

Pero tal vez en este punto estén pensando: “¿Momento, por qué tanto lío por papeles que van a la basura? ¿Qué loco va a estar hurgando en mi basura?” Pues al perecer sí hay locos. Los hay tantos que en inglés hasta existe un término: “dumpster diving”. 

Bucear en la basura es un método efectivo para encontrar oro en la forma de papeles impresos. ¿O suponemos que nuestra corporación maneja información tan poco importante que nadie va a echarse un clavado a la basura en busca de datos útiles para un fin malicioso? Reflexionemos dos veces la respuesta.

Por lo tanto parece no ser suficiente romper documentos a mano limpia. Inclusive cuando uno lo hace usando un aparato que hace “tiras” cada papel arrojado, no hay seguridad de que sea irrecuperable. 

¿No me creen? Busquen en internet “recover shredded paper” o “Unshredder”. Se sorprenderán de lo que encontrarán. Por ejemplo software que ayuda a un actor malicioso a escanear el papel destruido y trata de hacer sentido reconstruyendo cada pedazo de papel aparentemente desconectado del resto. 

Y es que bueno, cuando uno hace tiras una hoja, pues el contenido sigue estando ahí revuelto entre otras tiras de papel, así es que basta paciencia para armar el rompecabezas con curitas y poder volver a tener acceso a la preciada información. 

No por algo en las películas cuando el enemigo va a tomar una embajada, empieza a salir humo de los papeles quemados. Porque no los hacen tiras.

Destruir los documentos a través de “confeti” es más efectivo, pero como siempre, si ni siquiera hay una cultura de destruir papeles en la corporación, de nada sirve el último aparatito de moda o que haya el rumor de que existe uno en “Legal”. 

Así es que a revisar la política de destrucción de papel en la empresa y ver cómo se está implementando para determinar si hay cultura de eliminación de documentos, si hay suficientes aparatos y si realmente sirven para su propósito.